Основные компоненты системы

Для управления документами DOCDO позволяет использовать контрольные точки, которые гибко настраиваются в зависимости от принятых в компании процессов. Предусмотрен контроль процессов между двумя сотрудниками, между подразделениями, а также сквозные процессы, с разными системами принятия решения, с разным количеством участников. В одном процессе, например, в рамках согласования одного договора, могут рассматриваться различные документы: сам договор, его приложения, протоколы разногласий, сметы.

Проектом называется совокупность документов в рамках одного процесса, по которым требуется коллективное согласование. Проекту возможно присвоить множество атрибутов, картинку, проставить контрольные сроки, как фактические, так и плановые.
Участникам проекта могут быть предоставлены разные роли, с настраиваемым функционалом: владелец, редактор, участник.
В рамках одного проекта могут быть поставлены подзадачи от одного конкретного участника к другому, отображаемые в виде Канбан-доски или списка.
Документы в системе в проекте не подлежат редактированию, только обсуждению участниками, с вынесением комментариев в плоскость обсуждения.

В DOCDO маршруты позволяют отправлять документы по заданным этапам создания, согласования и исполнения. Можно создавать шаблоны маршрутов, утверждать и применять их внутри организации.
Схемы согласования могут быть параллельными или последовательными:
• Параллельная схема дает возможность отправлять документ на согласование одновременно всем участникам процесса. Такая схема оптимальна, когда последовательность согласования не важна. Она позволяет ускорить процесс и выработать общее решение в короткие сроки.
• Последовательная схема подразумевает отправку документа следующему участнику процесса только тогда, когда предыдущий сотрудник его согласовал или одобрил. Этот вариант используется, если последовательность прохождения этапов играет важную роль.
Можно выбирать оптимальную схему маршрута с учетом требований и особенностей процесса согласования. Маршруты могут передаваться от одного сотрудника другому при совместной работе над документами. Маршруты в DOCDO делают процесс согласования документов прозрачным, структурированным и позволяют быстро достигать запланированного результата.

Если в рамках одного процесса требуется согласование между двумя конкретными сотрудниками или линейными сотрудниками с однотипными функциями, то такой процесс в DOCDO регулируется постановкой задачи в блоке Задачи. Для объединения типовых Задач создается Канбан-доска, и на этой доске размещаются прямые задачи, не требующие согласования третьего участника. Задачам можно присвоить приоритет, ограничить срок выполнения, прикрепить вложение, добавить комментарий или цепочку комментариев в переписке.

Мониторинг

Одним из ключевых «бутылочных горлышек» любого процесса является несвоевременная коммуникация и появление «белых пятен». Для исправления ситуации и помощи руководителю, на главную страницу каждого пользователя системы переносится сводная информация по текущим процессам, в котором он участвует, с указанием общего числа процессов, в которых он должен принять участие, когда процесс застопорен.
Всем сотрудникам, которые участвуют в процессе согласования документов, на электронный почтовый ящик отправляются уведомления о важных событиях, обновлениях и происходящих изменениях.
Предусмотрена возможность гибкой настройки уведомлений: подключить получение только тех уведомлений, которые важны.